Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to cyfrowa platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML według struktury FA(3). Platforma zostanie udostępniona podatnikom od 1 lutego 2026 r.

Integracja z KSeF dostępna jest w ramach wszystkich pakietów ProfiPIEK i obejmuje: wysyłkę faktur sprzedaży, przeglądanie e-Faktur zakupu, łączenie e-Faktur zakupu z dokumentami zakupu w ProfiPIEK, wizualizację e-Faktur w PDF oraz bezpieczne przechowywanie certyfikatów KSeF.

Jak przygotować ProfiPIEK do współpracy z KSeF?

Najważniejsze kroki przed rozpoczęciem obsługi KSeF w programie:

1. Zapewnienie dostępu do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF jest niezbędny w celu wygenerowania certyfikatów KSeF (bezpośrednio w Aplikacji Podatnika lub poprzez ProfiPIEK). Aplikacja zostanie udostępniona podatnikom od 1 lutego 2026 r.

Osoba fizyczna loguje się do Aplikacji Podatnika z wykorzystaniem numeru PESEL poprzez podpis kwalifikowany lub profil zaufany. W przypadku spółek, dostęp do Aplikacji uzyskuje osoba wskazana w zawiadomieniu ZAW-FA. Właściciel JDG uzyskuje dostęp automatycznie.

Osoby prawne, w tym spółki prawa handlowego, do logowania do Aplikacji Podatnika wykorzystują kwalifikowaną pieczęć cyfrową.

2. Wygenerowanie certyfikatów KSeF oraz ich zapis w bazie danych ProfiPIEK

Do komunikacji i wymiany dokumentów z KSeF system ProfiPIEK wykorzystuje certyfikaty KSeF. Wyróżnia się dwa typy certyfikatów: uwierzytelnianie oraz podpis linku QR (weryfikacja wystawcy).

Właściciel certyfikatu (osoba generująca certyfikat) musi posiadać uprawnienia do:

  • wystawiania faktur
  • przeglądania faktur
  • przeglądania historii sesji i generowania UPO

Ważne: W celu uniknięcia żmudnych czynności konfiguracyjnych, rekomendowana jest praca na dwóch „właścicielskich” certyfikatach KSeF (po jednym z każdego typu). W ProfiPIEK dostępne są osobne uprawnienia do wysyłki, pobierania i przeglądania e-Faktur.

3. Nadanie użytkownikom w ProfiPIEK uprawnień do wysyłki, odbioru i przeglądania e-Faktur

W ProfiPIEK dostępne są dedykowane uprawnienia użytkowników do konkretnych czynności związanych z obsługą KSeF (wysyłanie, przeglądanie, odbieranie).

Obsługa KSeF w ProfiPIEK

Najważniejsze funkcjonalności związane z obsługą KSeF znajdują się w menu głównym programu (ikona KSeF) i obejmują:

  1. Mechanizm zarządzania certyfikatami (generowanie, zapis do bazy, przechowywanie)
  2. Wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF
  3. Przeglądanie e-Faktur zakupu, wraz z ich wizualizacją w PDF oraz łączeniem z dokumentami zakupu wystawionymi w ProfiPIEK
  4. Dodatkowe oznaczenia na karcie kontrahenta istotne z punktu widzenia KSeF (JST, IDWew, itd.)

Ważne: Szczegółowe informacje o rozwiązaniach i funkcjonalnościach KSeF dostępne są w pliku pomocy ProfiPIEK (F1)

Dodatkowe informacje na temat KSeF

Gorąco zachęcamy Państwa do pogłębiania wiedzy na temat KSeF w oparciu o oficjalne materiały Ministerstwa Finansów: